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                                    量化你的時間管理

                                    來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響

                                     

                                    1.       寫在前面
                                    1.1.     尋求掌控你的時間
                                    剛進大學時,一直沒有時間管理的想法,也從未考慮過認真管理自己的時間,盡管知道時間很寶貴,可是我還是無法阻止它從身邊悄悄地溜走。后來,在大二下的時候,嘗試寫記事本,將每天要做的事情,簡單地列一張list,完成后就打上一個鉤。雖然比以前要稍微有點掌控自己時間的感覺,但是還是覺得條理不夠清楚。
                                    1.2.     勝間和代的管理技巧與方法
                                    一個偶然的機會,在emule上看到了網友對日本著名職場女王勝間和代的評論,順著這條線索去找了她的書來看,比如《白骨精學習法》、《時間投資法》、《知性化技巧》。對我影響最大的就是《時間投資法》,她關于事務的四種分類,以及記事本的方式,非常受用。
                                    1.3.     GTD Life
                                    又一個偶然的機會,在鮮果網上閱讀了一篇GTD Life的文章,也是關于時間管理,激起了共鳴,繼而閱讀GTD Life的其他文章,受益匪淺。而這段時間自己對時間管理理論和方法非常著迷,總是想盡辦法借鑒前人經驗,總結出一套適合自己的時間管理方式。
                                    1.4.     關鍵在于如何實現量化管理
                                    雖然借鑒了勝間和代的時間投資理論,但是她所強調的量化管理的方法,我始終無法參透到底該如何實現量化管理。后來無意間看到了一篇《把效率提高三倍的時間管理方法》的文章,瞬間我就知道該怎么做了,并且為此特意設計了自己的管理模板。
                                    1.5.     本文適合的人群
                                        時間管理是一種習慣,而習慣則需要不懈的培養,正如此,本文尤其適合處于時間管理摸索期、困惑期的朋友閱讀,比如在校大學生、初入職場的新人們。
                                    2.      前提
                                    2.1.     事務分類
                                    我將自己的時間劃分為四塊,分別是:

                                    消費
                                    基本工作
                                    案件討論
                                    拜訪或接待客戶
                                    參加談判
                                    實施項目
                                    必要的休息
                                    投資
                                    學習
                                    運動
                                    家人團聚
                                    與親友聚會(必要的)
                                    消耗
                                    一日三餐
                                    上下班交通
                                    查閱新聞
                                    個人衛生
                                    家務
                                    浪費
                                    發呆
                                    毫無目的地上網閑逛
                                    上網聊天時間過長
                                    睡懶覺






















                                    2.2.     準備記事本,記錄日程
                                    有效管理時間的根本目的是支配時間,使用記事本記錄日程是最有效的方法。
                                    此處引用《把效率提高三倍的時間管理方法》一段關鍵性的文字:
                                    “此處是使用日程表的方法。一整天當你開始或完成某個活動時都把時間紀錄下來,可考慮使用秒表來記錄每個活動的時間間隔。你可以僅在工作時間使用這個方法,或是一整天都用。一天結束時,把這些時間段分類記錄到綜合類別中,然后找出你在每類活動中耗費時間的百分比。假如想把這事做徹底,可以持續做上一周,再計算你在每類活動中耗費的時間占總時間的百分比。要盡可能地詳盡:記下你在收發電子郵件、閱讀新聞組、網上沖浪、打電話、就餐、洗澡等等事情上分別花費了多少時間。當你從椅子上站起來的時候,可能就表示你該在日程表里添上一筆了。我通常每天結束時會有50—100個日程記錄。
                                    準備一本記事本。上班之前,或者是起床不久,就按照上述四個大塊,在記事本上劃出四個區域,分別將你需要做的事情填進去,列好序號(即優先程度)。
                                    開始做某件事情的時候,在該項任務的右上角記下你開始的時間,完成時記錄下結束時間,可以很明顯地計算出自己完成某項任務花費了多少時間。如果進程中被打斷,那么重新開始時,就再次添加記錄。就這樣,每天做了多少事情,都可以直觀地計算出來!
                                    2.3.     必須堅持的四大原則
                                    (1)      記事本必須認真記錄,對自己要誠實,實際花了多少時間就花了多少時間;
                                    (2)      浪費時間的罪魁禍首,不是別的,就是因為沒有計劃沒有安排沒有目的;
                                    (3)      減少“消耗”,避免“浪費”,增加“消費”與“投資”!
                                    (4)      貴在堅持,持之以恒,養成習慣!
                                    3.      介紹我的模板
                                    根據勝間和代的時間管理論和《把效率提高三倍的時間管理方法》一文的經驗,我開發
                                    設計出了以下模板:
                                    Untitled.png
                                    3.1.     總有效時間
                                        由于在EXCEL中無法使用時間格式計算總時間(也許是我沒有找到方法吧),我建議將時間換算成分數(單位:分鐘),比如您是早上715起床,晚上1130入睡休息,那么今天一整天的有效時間就是:23.5-7.25=16.25×60=975(分鐘)。
                                    3.2.     工作(或稱消費)
                                    現在基本上是八小時工作制,但是也不排除某些朋友晚上總是加班(我就是屬于這種情況)——工作模塊的C13【工作效率比】==【一天實際有效工作時間】/480mn】。所謂的“一天實際有效工作時間”指的是480分鐘內,加上必要的午餐和午休時間,真正花費在工作上的時間,而不是與同事閑談、無聊發呆、上網閑逛或者看大堆垃圾新聞。
                                    八小時是你的基本工作時間,但是無法控制加班與否的話,我傾向于將加班的時間劃分到“投資”一欄。為什么?就我自己而言,作為律界新人,必須跟著律師認真學習各種辦案和做事的方法,免不了因為繁忙的工作和繁雜的事情,而需要加班;加班既是為了事務所的發展,也是為了自己,你可以通過加班獲取加班費或者獎金,更重要的是這是為個人將來謀取進一步發展的空間。因此,我會在“投資”一欄的最上的空格寫上“加班(×××)”,右邊填入加班的時間。
                                    此外,還需要說明的是,【午餐與午休】也是屬于“工作”欄,之所以如此,是因為再工作,也要休息,而【午餐與午休】都是【必要的休息】,也是與同事溝通的好時間,故而將其添加進去。但是,一般而言,上班族的午餐與午休時間是一個半小時到兩個小時之間,如果在該事件范圍內還要其他的安排,那么就記錄實際的【午餐與午休】時間。
                                    3.3.     投資
                                    投資這方面,需要強調的不多。需要說明的是,除去“工作”一欄,余下三欄的百分比分母是【總有效時間-480,而【總效率比】計算的是“工作”“投資”“消耗”三者之和占【總有效時間】的比率,得出的就是今天整天的實際效率。
                                    3.4.     消耗
                                    消耗是不得不支出的時間,但是這部分時間還是相當有彈性的,比如在上下班交通您可以聽有聲讀物或者外語,交通方便的還可以帶一本小書閱讀;比如,可以約客戶在吃飯的時間見面,將用餐時間與工作結合起來。至于如何計劃,看每個人的安排了。
                                    此外,已記錄的總消耗的時間比可以在F26(公式= G24/F28)看到,可以檢討自己在常規的消耗項目上,今天是否用的時間過多,比如晚餐時間閑聊,導致無意義的時間浪費。因為,我們就餐、洗浴或者做常規的事情,都是差不多的時間,應當將其固定下來,通過格式化該時間段,盡可能地節省時間投入到“工作”和“投資”!
                                    3.5.     浪費
                                    這部分時間記錄是最有彈性的,也是特別考驗人對自己要誠實的地方:浪費了就浪費了,老老實實地寫出來,不要為了一個虛假的效率比而欺騙自己。通過記錄,可以發現自己每天咋哪些事情上明顯浪費了時間(還有隱形浪費,見下述),控制自己盡量避免去做這種事情,把時間花在刀刃上。
                                    3.6.     公式說明
                                    需要說明的是,“工作”一欄效率比的分母是480分鐘,而其他三欄(投資、浪費、消耗)的分母則是【總有效時間】減去480分鐘所余下的時間,所以單獨計算這三欄的效率比,不會與其他欄發生沖突。此外,為了計算【總有效比】,在B27處設計了公式:【C12+G12+G24/【總有效時間】。
                                    按照計算出了總有效時間,也就可以按照百分制計算出【實際浪費比】。何謂實際浪費比?本文3.5處的“浪費”一欄,定位到表格中是C25,C25計算的就是明顯的根據你自己知道的自己在哪些事情上浪費了時間,所導致的浪費比。但是,當你通過計算【總有效利用時間】除以【總有效時間】得出【實際浪費比】的時候,一旦發現C25B26的數據不一致(當然是B26>C25),就要好好檢討自己還在哪些地方浪費了時間!這是最有效地驚醒自己注意時間的方式!
                                    4.      我的例子
                                    這是我今天的日程表,供大家參考:
                                    Untitle2d.png
                                    5.      公式匯總
                                    為了總結出合適的公式,頗費腦筋,前前后后一共修改了模板N次,總算定下來了。下面的公式是根據模板中的表格來提供:
                                    (1)      工作效率比= C12/480
                                    (2)      投資百分比=G12/(F28-480)
                                    (3)      浪費百分比= C24/(F28-480)
                                    (4)      消耗百分比= G24/(F28-480)
                                    (5)      實際浪費比= 100%-B27
                                    (6)      總效率比= (C12+G12+G24)/F28
                                    (7)      總消耗時間= G24/F28
                                    (8)      總有效時間= (C12+G12+G24)/F28
                                    6.      本文的不足與彌補
                                    就量化時間管理來說,如果每天堅持如此記錄,就會很直觀地看到時間利用情況。但是,
                                    此種記錄與管理方法存在一個隱蔽的缺點,那就是:量化,但是沒有質化。
                                    舉例來說,對于一個律界助理新人,接到律師指令就某個客戶做short due diligence,不
                                    復雜的話,你需要2個以上小時。但是,你總不能今后遇到此類人物每次都會是2個以上小時才能完成吧?
                                    所以,行事效率必須提到最高的層面來,而不只是每天僅僅完成了一些簡單或常規任務,但是卻看到效率表很高而欣慰……這實際上就是在浪費時間,也就是說,單位時間里你應該可以做更多的事情。
                                    為此,特別需要提醒讀者一定要做好以下幾點pre-work
                                    (1)      擬定計劃,在不影響工作質量的情況下,預估每項任務所可能花費的時間;
                                    (2)      任務過程中,如果可以在該段時間里,能夠做到比你擬定的計劃做到更多,那么就辛苦一點,保持高效率,不要僅僅為了體面的百分比而欺騙自己;
                                    (3)      不要被任務進程中的小事情而打斷,比如聽到了一個不是很嚴重但是令人沮喪的消息(esp.你的股票跌了),專心完成你的任務;
                                    (4)      日程管理不必那么硬性,不要求制定極為詳細的目錄,比如上午幾點到幾點一定要完成某項任務(除非這是必須在該段時間內完成的指令工作)。——給自己的任務一個可以隨性發揮的空間,以便隨時調整。

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